Crear y reducir el tamaño de un PDF con software libre y gratuito

 

El formato PDF se ha convertido en el estándar indiscutible de la impresión y publicación digital de documentos. Sin embargo aunque es de sobra conocido por la mayoría de los usuarios poca gente sabe como editar un PDF para, por ejemplo, hacer más pequeño el tamaño del archivo. No es ninguna tontería, pues a menudo encontramos que no podemos adjuntar un PDF en un correo electrónico por su tamaño, o que no se nos permite hospedarlo en servidores gratuitos de Internet (como los ofrecidos por Google, MSN, Yahoo, etc…) por el mismo motivo. O tal vez sencillamente no queramos ocupar tanto espacio en disco.

A través de programas gratis –como PDFCreator- podremos hacer y/o editar documentos PDF de forma similar a la ofrecida por Adobe Acrobat.

 

En este artículo vamos a realizar, entre otras cosas, un pequeño tutorial con formas de modificar el tamaño y la resolución de estas piezas fundamentales en la comunicación digital que son los documentos PDF. Nos valdremos para ello de software libre y gratuito, concretamente el programa PDFCreator. De paso haremos una comparación entre este programa y Adobe Acrobat, el software de pago más usado a nivel profesional. Explicaremos además la forma en que estos programas crean los PDF a través de sus impresoras virtuales y como funcionan estos archivos.

 

Un poco de teoría sobre los PDF.

 

Vendrá bien empezar con esto para comprender mejor después la forma en que podremos crear nuestros PDF o editarlos para hacerlos más pequeños, cosa que explicaremos a continuación.

 

El PDF, desarrollado por Adobe hace más de 15 años, tiene la ventaja de que incrusta en un mismo archivo las fuentes (tipografías) y las imágenes presentes en los documentos, con lo que se reproduce íntegramente en todos los equipos (habrán de tener instalado un software que lea el PDF, eso sí). No extraña su éxito actual, pues permite por tanto crear documentos listos para ser impresos o publicados digitalmente con la garantía de que se verán igual en cualquier máquina.

 

Son cualidades ideales para la comunicación y difusión digital de todo tipo de contenidos, y aunque el PDF no es el único formato que las posee ha logrado convertirse en el estándar dominante en este campo.

 

Además de ello el PDF trabaja vectorialmente, de forma que los textos y demás elementos no rasterizados que contenga podrán imprimirse a resoluciones muy altas sin aumentar el tamaño del archivo. Se asimila por tanto a otros formatos con soporte vectorial usados en la impresión profesional, entre los que destaca el EPS (PostScript encapsulado). Sin embargo el PDF tiene la ventaja de que ocupa menos espacio en disco que el EPS, y lo cierto es que se está imponiendo también en el campo de la impresión (si no lo ha hecho ya del todo) al resto de formatos.

 

(*Nota: para más información sobre estos temas podéis visitar este artículo sobre formatos de imagen y sus características.)

 

Breve tutorial sobre control de resolución en la creación de un PDF y/o edición del mismo en relación con su tamaño.

 

De lo dicho anteriormente se desprende que un PDF puede contener información vectorial y tipografías junto a imágenes incrustadas. El primer grupo, las fuentes y datos vectoriales, no ocupa realmente demasiado espacio. Serán las imágenes contenidas en el PDF lo que más pese en KB. Para reducir el tamaño del archivo la manera más efectiva será por tanto disminuir la resolución de las imágenes que contenga.

 

Esto lo podremos hacer con el programa gratuito PDFCreator o con el propio Adobe Acrobat (entre otros). Ambos añadirán una impresora virtual a las físicas que ya tengamos, con la que podremos crear documentos PDF con las características que indiquemos, o imprimir en un nuevo archivo un PDF ya creado que queramos modificar. Eso sí, es importante señalar que toda reducción de tamaño en el archivo implicará siempre una pérdida de resolución, y por tanto de calidad, en las imágenes del PDF resultante.

 

Partiremos de un PDF que nos servirá de ejemplo. Como se puede ver pesa 134 KB, y lo volveremos a imprimir con la impresora virtual con una menor resolución en las imágenes, obteniendo así un archivo reducido de menor tamaño.

 

Para ello seguiremos los siguientes pasos:

1. Descargar PDFCreator (programa disponible gratuitamente).
2. Instalar PDFCreator. Con ello nos aparecerá una nueva impresora junto a las que ya tengamos en “Impresoras y Faxes” (si trabajamos con Windows). Esta impresora virtual nos permitirá crear archivos PDF cuando imprimamos un documento (del tipo que sea, incluyendo archivos de Word, Excel, páginas web, etc…) al seleccionarla. Cuidado al instalar PDFCreator porque nos añadirá una molesta barra en el navegador si no tenemos cuidado (sigue las instrucciones que detallaremos más abajo).
3. Configuraremos PDFCreator con la resolución de salida que más nos convenga (puede ser baja si no nos importa perder calidad en las imágenes y queremos archivos PDF de pequeño tamaño).
4. Imprimiremos nuestro documento (que puede ser un PDF ya existente) como archivo PDF.

Veámoslo punto por punto:

 

Descargar PDFCreator.

Podéis hacerlo desde la web de Softonic, es software libre gratuito y en español.

 

Instalar PDFCreator.

Una vez descargado procederemos a instalarlo eligiendo la modalidad estándar, pero cuidado a continuación. Si le damos a “aceptar” en todos los cuadros de diálogo nos instalará una barra en el navegador que según parece incluye spyware. Aunque esto no sea cierto probablemente no la querremos, así que atención con desactivar las casillas correspondientes:

 

Desactivaremos la casilla para no convertir Yahoo en el motor de búsqueda predeterminado.

Desactivaremos esta casilla para no instalar la barra de PDFCreator.

Nos aseguraremos también de desmarcar estas casillas para no instalar tampoco la barra de Softonic.

 

Y ya está, el programa y nuestra impresora virtual estarán instalados. Podemos pasar a configurar las características de impresión de los archivos PDF.

 

Configurar PDFCreator.

Como decimos para reducir el tamaño del PDF tendremos que configurar el programa para que imprima el archivo con una menor resolución en las imágenes. Es prácticamente la única manera de hacer más pequeño el archivo resultante, junto a quitar el color y dejar el PDF en blanco y negro. Si nuestro documento inicial no tiene imágenes ni color será muy difícil reducir el tamaño del PDF (el resto de los datos que contiene son vectoriales y no ocupan prácticamente espacio). Veamos por tanto como usar el programa para hacer estas acciones:

 

En primer lugar ejecutaremos PDFCreator desde el escritorio o menú Inicio. Una vez abierto el programa iremos a Impresora/Opciones (o pulsaremos Ctrl+O). Se abrirá el menú de Opciones, y una vez en él desplegaremos la pestaña Formatos y seleccionaremos PDF para configurar sus opciones. En la pestaña General del formato PDF elegiremos la categoría cuyos ajustes vamos a modificar (en nuestro caso dejamos seleccionados los parámetros por defecto: Predeterminado).

 

 

Dejaremos aquí todo como está: aunque modifiquemos el parámetro Resolución no conseguiremos gran cosa en el PDF, la calidad de las imágenes está en la pestaña Compresión. La abriremos por tanto y cambiaremos la resolución de salida de las imágenes. En este caso la pondremos a 72 píxeles/pulgada, que es la resolución de las imágenes de Internet y la mínima recomendable.

 

Estableceremos la compresión en JPEG-Máxima y marcaremos la casilla Regeneración, estableciéndola a 72 píxeles/pulgada.

 

Y ya estará configurado. Le damos por tanto a Guardar y ya tendremos esos ajustes establecidos para la categoría Predeterminado.

 

Ya podemos imprimir documentos en formato PDF. Por ejemplo un archivo de Word, un documento Excel o una página web. Al imprimir nos aparecerá nuestra impresora virtual PDFCreator como una de las seleccionables (podemos convertirla también en la impresora predeterminada).

 

 

Al darle a imprimir nos aparecerá un cuadro de diálogo en el que podremos establecer de nuevo las opciones que antes hemos visto y algunos parámetros más (un título, fechas, autor, etc…) para nuestro PDF.

 

 

Y ya está, tendremos con ello nuestro PDF con las especificaciones indicadas.

 

Hacer más pequeño un PDF ya creado.

Para reducir el tamaño de un PDF ya existente sólo tendremos que volver a imprimirlo con una nueva resolución en las imágenes de salida. Volviendo a nuestro ejemplo de 134 KB vamos a ver cuanto podemos reducirlo. Abriremos PDFCreator y agregaremos el PDF en cuestión (también puede arrastrarse directamente hasta la ventana del programa). Cuidado que puede tardar un rato si el archivo es grande.

 

 

Una vez cargado lo imprimimos de nuevo con los ajustes que antes indicamos (72 píxeles/pulgada en las imágenes). El resultado es otro PDF de 93,8 KB. Habremos reducido un 30% su tamaño, por tanto. Los cambios sólo habrán afectado a las imágenes (pues los textos y formas vectoriales no se ven afectados por los cambios de resolución al no estar rasterizados).

 

Aún podremos reducir todavía más el archivo, entrando en las opciones de color: Si desmarcamos todas las casillas (prescindiendo de semitonos y otros datos) haremos más pequeño todavía el PDF, aunque la imagen sufrirá bastante, como puede verse en el PDF resultante. Tenemos ahora un archivo de unos 50 KB.

 

Aunque está seleccionado el espacio de color escala de grises el PDF seguirá apareciendo en color, y sólo podremos ponerlo en ByN desde el menú Imprimir de Windows.

 

Otras formas de hacer nuestro PDF aún más pequeño:

 

1 - Con Adobe Acrobat o PDFCreator podremos seleccionar sólo aquellas páginas que queramos imprimir y prescindir del resto.

 

2 - Podemos imprimirlo en Blanco y Negro (desde el menú Imprimir de Windows si usamos PDFCreator). Así obtenemos un PDF de unos 25 KB, pero perderemos totalmente las imágenes.

 

 

Reducir el tamaño de un PDF con Adobe Acrobat.

 

Si disponemos de este programa de pago veremos que su uso es muy parecido al de PDFCreator, pudiendo trabajar con las resoluciones de salida de las imágenes de forma muy similar. Los menús son casi idénticos, así que todo lo explicado aquí nos valdrá.

 

Como puede verse el menú de la impresora virtual de Adobe Acrobat es prácticamente idéntico al de PDFCreator.

 

Adobe Acrobat frente a PDFCreator.

Hay que decir que Adobe Acrobat ofrece bastantes más opciones y es por tanto más profesional que PDFCreator. En cualquier caso este último tiene la gran ventaja de ser sofware libre y gratuito, además de que es también un buen programa y su impresora virtual nos permitirá crear documentos PDF con bastante fiabilidad (a veces se queda colgado y hay que reiniciarlo, eso sí). Además incluye algunas opciones muy originales como hacer un PDF de una captura de pantalla guardada en la caché o directamente del contenido del portapapeles, opción bastante útil y no fácil de realizar con Acrobat (al menos en las versiones que conozco).